Modifications des règlements généraux

Vous souhaitez modifier les règlements généraux de votre coopérative ou de votre organisme à but non lucratif (« OBNL »), mais vous ne savez pas par où commencer? Afin de vous permettre d’entamer sereinement le processus de modification, nous vous exposons les principales étapes et les considérations juridiques clés liées aux modifications des règlements généraux.

Cadre juridique et importance des règlements généraux

Les règlements généraux d’une entreprise collective (aussi connus sous l’appellation de « Règlements de régie interne ») définissent notamment les règles de régie interne, les droits et obligations des membres ainsi que les procédures administratives. Ils sont essentiels pour assurer une gestion transparente et efficace.

Procédure de modification : coopératives

La procédure de modification des règlements généraux est rigoureusement encadrée par la Loi sur les coopératives. La Loi sur les coopératives exige que toute modification aux règlements de la coopérative soit approuvée par les membres lors d’une assemblée générale avant d’entrer en vigueur¹. Voici les principales étapes :

• Initiation de la modification : Le conseil d’administration propose généralement les modifications sous la forme d’un projet de règlement. Cependant, les membres peuvent également soumettre des propositions.
• Convocation de l’assemblée générale : Une assemblée générale est convoquée pour discuter des modifications envisagées et voter sur celles-ci. La convocation doit inclure le détail des changements suggérés. Il est requis que l’avis de convocation soit accompagné d’un résumé des changements proposés ou d’une copie du projet de règlement, sauf si l’avis est donné autrement que par écrit (par avis public, par exemple). Dans ce cas, le résumé ou la copie du projet doit être rendu disponible aux membres, dans un endroit désigné à l’avis².
• Délibération et vote : Lors de l’assemblée, les membres discutent des modifications et votent. Les règlements sont ensuite adoptés, en bloc, section par section ou article par article, à la majorité simple³.

Procédure de modification : OBNL

La procédure de modification des règlements généraux est rigoureusement encadrée par l’article 91 (2) et (3) de la Loi sur les compagnies⁴. Voici les principales étapes :

• Entrée en vigueur de la modification : Le conseil d’administration adopte la modification règlementaire par résolution lors d’une de ses réunions. Elle entre immédiatement en vigueur à ce moment.
• Ratification par l’assemblée : Lors de la prochaine assemblée annuelle (ou d’une assemblée extraordinaire convoquée à cette fin avant la tenue de l’assemblée annuelle), les membres doivent voter s’ils approuvent ou non les modifications. Si la modification est refusée, elle cesse uniquement d’être en vigueur lorsque le résultat du vote est confirmé.

  Cependant, si les membres souhaitent effectuer des amendements aux modifications règlementaires, suivant le refus, il est possible pour le conseil d’administration de demander l’ajournement de l’assemblée et revenir rapidement avec de nouvelles modifications à ratifier⁵. Si les modifications règlementaires ne sont pas ratifiées au plus tard lors de l’assemblée annuelle qui suit leur entrée en vigueur, ceci doit être interprété comme un refus par l’assemblée. Les modifications cessent donc d’être en vigueur à la clôture de l’assemblée⁶.

• Autres particularités : Une majorité qualifiée ne peut pas être imposée aux membres pour ratifier les règlements⁷. Si une modification règlementaire a pour effet d’affecter les droits ou l’existence d’une catégorie de membres, ces derniers ont le droit de se prononcer sur la modification avant qu’elle n’entre en vigueur⁸.

Considérations juridiques et pratiques

Plusieurs aspects doivent être pris en compte, afin que la modification des règlements généraux soit un succès.

D’abord, l’entreprise collective doit préalablement s’assurer que les modifications proposées sont conformes à la loi et aux principes coopératifs, le cas échéant.

Ensuite, il est important de maintenir une communication transparente avec les membres tout au long du processus de modification. Cela inclut notamment la diffusion d’informations claires et complètes sur les raisons et les implications des modifications proposées.

Nous suggérons aux entreprises collectives de prévoir une présentation et une période de questions lors de l’assemblée générale. Cela aura pour effet de renforcer la légitimité des modifications proposées et favorisera l’adhésion des membres aux nouvelles règles.

Quelques exemples de modifications courantes

Les modifications des règlements généraux peuvent porter sur divers aspects de la gouvernance coopérative, tels que :

• Les conditions d’adhésion : Pour ajuster les critères d’adhésion des membres ; ce qui permet de mieux refléter l’évolution de l’organisme.
• La gouvernance : Pour améliorer l’efficacité de la gouvernance en effectuant des modifications aux procédures de prise de décision, à la composition du conseil d’administration ou aux responsabilités des administrateurs.
• Les droits de vote : Pour modifier la procédure de vote, afin de renforcer la démocratie interne, par exemple en introduisant des votes électroniques.
• La distribution des excédents : Pour réviser ou se doter de modalités de distribution des excédents, dans le but de mieux répondre aux besoins des membres et aux objectifs de la coopérative, le tout dans le respect des dispositions de la Loi sur les coopératives.
• La procédure d’élection des administrateurs : Pour réviser la procédure d’élection et de remplacement des administrateurs, afin que le processus soit clair et efficace.

Conclusion

La modification des règlements généraux d’une entreprise collective est un processus essentiel pour s’adapter aux changements et améliorer la gouvernance. En respectant les procédures légales et en impliquant activement les membres, les entreprises collectives peuvent renforcer leur fonctionnement démocratique et leur efficacité.

Nous vous invitons à consulter un.e conseiller.ère juridique du Consortium pour tout accompagnement lors de la modification de vos règlements généraux.