L’importance de revoir nos pratiques de travail : entre développement des connaissances et maîtrise des outils

Dans notre époque marquée par une effervescence économique, des changements politiques en cours et à venir ainsi que par des valeurs sociétales en profond changement, il est important pour toute entreprise de faire face à ces situations en s’arrimant plus que jamais à sa mission et à ses valeurs. Ces fondements sont un levier pour les organisations afin de mobiliser les équipes et les parties prenantes et aussi pour s’assurer de faire les bons choix stratégiques. Cependant, au-delà de ces leviers, il faut penser à développer une culture d’amélioration continue dans le but de prévoir que nous soyons efficients (optimisation des ressources pour atteindre un objectif) et efficaces (capacité de réaliser pleinement un objectif).

Voici deux aspects clés qui vous permettront de travailler sur l’amélioration continue : le développement des connaissances et la remise en question du statu quo.

Le développement des connaissances

Tout d’abord, il faut comprendre qu’une connaissance est ce qui mène à la compétence; une connaissance, c’est le savoir théorique, tandis que la compétence est la capacité à utiliser nos connaissances pour réaliser nos tâches.

Dans une entreprise, les individus qui en font partie possèdent des connaissances utiles pour le poste et qui, bien maîtrisées, leur permettront d’être performants. De plus, l’ensemble de ces personnes constitue un bassin de connaissances qui, bien utilisées, peuvent amener l’organisation à se démarquer; c’est-à-dire que votre entreprise peut avoir une connaissance ou la capacité de mettre en œuvre une connaissance qui donnera de la valeur auprès de vos usagers ou de vos membres.

Cependant, il est important d’apprendre quelles sont les connaissances détenues par vos employé·es. Ceci pour les mettre à niveau ou pour optimiser l’utilisation de ces connaissances. Nous vous invitons à prendre un moment de réflexion pour identifier les savoirs critiques à votre organisation, les connaissances essentielles, mais non répertoriées et les pratiques de travail réalisées sans vraiment s’en rendre compte. Cette identification vous aidera à mettre en place un programme de développement ou de mise à jour des compétences et aussi à documenter et à pérenniser les connaissances qui doivent être connues et diffusées. N’hésitez pas à inclure vos employé·es pour en apprendre davantage sur leurs besoins ou leur perception par rapport à l’efficience, car ces personnes peuvent vous aider à documenter, voire regrouper, les connaissances en vue de les expliquer et d’aider à la diffusion ainsi qu’au transfert de celles-ci.

Remettre en question le statu quo

Il est tout à fait légitime de nous questionner sur la manière dont nous travaillons pour confirmer que nous le faisons de la meilleure façon pour arriver à un résultat. Cependant, dans le but de revoir nos pratiques de travail et pour gagner en efficience, il s’avère important de connaître ce que nous faisons, de quelle façon et avec quels outils. En comprenant ces éléments essentiels, il sera possible de remettre en question les pratiques actuelles pour améliorer la fluidité, le temps requis, le nombre de personnes interpellées ou même le nombre d’outils (logiciels, formulaires, etc.) à utiliser. Cependant, pour ce faire, il faut prendre le temps de développer le capital humain et de documenter ce qui est connu, méconnu, à être connu et à oublier. En résumé, pour nous donner les moyens de questionner nos pratiques de travail, il faut idéalement comprendre ce que nous effectuons et comment.

La minute techno, un allié qui refait surface

C’est justement dans l’objectif de développer les connaissances et de favoriser la remise en question du statu quo que nous relançons les capsules vidéo, La minute techno, diffusées originalement en 2023. C’est un concept de 5 vidéos de 1 minute pour mettre en lumière les possibilités offertes par Microsoft 365. Plusieurs entreprises se sont dotées de ce logiciel, aux multiples applications, mais sans avoir eu le temps et les ressources nécessaires pour bien en comprendre les possibilités ni même les rudiments de base. Sans prétention, ces courtes capsules sont une introduction pour favoriser le travail d’équipe, l’organisation du travail et la communication; des éléments qui favorisent l’amélioration continue.

Force est de constater que le défi reste de taille pour les organisations, car Microsoft continue d’évoluer et de mettre à jour ses applications ou d’en développer de nouvelles. De plus, les entreprises continuent d’embaucher et d’intégrer de nouveaux travailleurs qui ne sont peut-être pas à l’aise avec les outils numériques, ou bien ces nouvelles ressources bousculent les façons de faire en implémentant des pratiques actuelles que nous pouvons qualifier de « plus à jour »; ce qui force les ressources en place à développer leurs connaissances.

En conclusion

En terminant, l’amélioration continue passe par une meilleure connaissance de son entreprise, de ses employé·es et de ses façons de faire. C’est pour cette raison que nous vous rappelons l’existence des capsules La minute techno qui vous expliquent l’importance de comprendre et de connaître les outils à votre disposition pour faire évoluer vos pratiques de travail et protéger ou améliorer vos connaissances. Nous vous invitons à faire appel à l’équipe en développement organisationnel pour vous aider à diagnostiquer vos besoins en matière de développement des compétences.

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