Quand vos équipes deviennent problématiques…

Nous avons vu, dans notre première chronique de cette série, l’importance capitale d’intervenir vite et bien lorsque se présente un problème avec une personne employée ou le collectif de travail. Dans la deuxième chronique, nous avons abordé avec plus de précisions l’intervention avec la personne employée problématique. Dans celle-ci, nous aborderons l’intervention avec le collectif de travail problématique.

Un collectif de travail se caractérise par le partage de règles de métiers et de critères sur la qualité du travail. Il contribue au développement de l’activité individuelle et favorise les stratégies de préservation de sa santé. Il se construit par la reconnaissance des compétences, la confiance, les échanges sur les valeurs. La vitalité du collectif se mesure par les réélaborations des règles.[i] — Sandrine Caroly, extrait de Psychologie du travail et des organisations : 110 notions clés

Dans toute organisation, le bon fonctionnement du collectif de travail est essentiel à la performance, à la qualité de vie au travail et à la rétention du personnel. Cependant, il arrive que des tensions, des conflits ou des dysfonctionnements perturbent l’harmonie du groupe et sa performance. C’est toute l’organisation et, au premier chef, la personne en situation de gestion, qui s’en trouve déstabilisée. Le recours à une personne professionnelle en gestion des ressources humaines devient alors une décision stratégique essentielle pour rétablir un climat sain et productif.

Les signes d’un collectif de travail problématique

Il importe de ne pas confondre les approches individuelles, qui ont fait l’objet de notre dernière chronique, de celles requises pour le collectif de travail. En effet, intervenir sur le collectif de travail, alors que le problème ne concerne que quelques individus, créerait minimalement de la confusion et, au pire, la frustration caractéristique du sentiment d’injustice, particulièrement chez les personnes employées dont le comportement est irréprochable. Ce qui, comme nous l’avons vu dans notre première chronique, est la dernière chose que souhaite la personne en situation de gestion.

Il est donc important de reconnaître les signes particuliers d’un collectif de travail dysfonctionnel. Celui-ci se caractérisera souvent par des conflits[1] interpersonnels fréquents entre les personnes employées. Dans un milieu où l’on retrouve déjà des personnes problématiques, l’observation de conflits qui impliqueraient des personnes que vous n’aviez jamais vues en conflit auparavant constituerait une indication de milieu de travail qui nécessite une intervention plus collective. Ces conflits, s’ils ne sont pas traités, évolueront en agressivité, vers l’incivilité entre les personnes, des signalements et même des plaintes pour harcèlement ou violence.

La personne en situation de gestion pourra porter attention à des indicateurs tels que :

• Une baisse de la motivation ou de l’engagement, particulièrement observable dans les rencontres statutaires ou d’équipe ;
• Un taux de roulement à la hausse ;
• Des absences répétées, du présentéisme[2] ;
• Un climat de tension, des personnes employées stressées ;
• La communication entre les personnes employées devient inefficace, fragmentée, ou même absente.

Les causes possibles

Il est important d’identifier ce qui rend le collectif de travail dysfonctionnel afin d’agir rapidement et de la bonne manière. Les causes que nous rencontrons le plus souvent sont dues à des comportements des membres du collectif, ou de l’organisation elle-même.

1. Causes liées à l’organisation

Lorsque nous observons une équipe inefficace, nous effectuerons notre recherche des causes en débutant par les causes organisationnelles. Les plus fréquentes sont :

• Des processus qui ne sont pas clairs ;
• Une organisation du travail mal adaptée ;
• Des outils de travail inadéquats ;
• Des surcharges constantes de travail ;
• Une répartition inéquitable des tâches, des mandats ;
• Un changement qui a mal été implanté, communiqué ou géré.

Les personnes employées attribuent souvent leurs difficultés aux personnes qui ont la responsabilité de les gérer. Elles relatent un leadership inadéquat ou absent, un manque de courage managérial qui entraîne des injustices. Cela peut être attribuable à une personne qui est maladroite dans l’exercice de son leadership, mais plus souvent, la surcharge de travail de la personne gestionnaire expliquera la situation. En effet, les gestes clés qui font toute la différence exigent un contact minimal avec les personnes employées et une attention suffisante à la réalité du collectif de travail :

• Une communication précise, qui mentionne les mandats au moyen d’objectifs clairs ;
• La disponibilité des ressources requises au succès du mandat ;
• L’attention aux préoccupations des personnes, aux correctifs requis ;
• Une reconnaissance crédible, bien appuyée par des observations.

2. Causes liées aux personnes

Les causes liées aux personnes peuvent être multiples :

• Intégration difficile de nouveaux employés au collectif ;
• Rejet des nouvelles idées par le collectif ;
• Mauvais comportements, encouragés ou tolérés ;
• Rejet des différences, qu’elles soient culturelles, physiques ou psychiques.

Ces situations créent un climat de travail toxique. La recherche des causes sera ainsi orientée vers les relations interpersonnelles. L’intervention consistera alors à effectuer une enquête sur le climat de travail, généralement en voyant individuellement les membres du collectif de travail en entrevue. Pour cette intervention, le recours à une personne externe au collectif et à sa gestion est requis pour assurer une participation pleine et entière du collectif à la recherche des causes. La personne en situation de gestion devra aussi collaborer tout au long du processus avec la personne qui effectuera le travail en manifestant concrètement son appui et l’importance qu’elle y accorde : libérer les personnes pour les entrevues, collaborer aux communications requises, notamment en présentant favorablement la démarche aux personnes employées.

Au terme de l’exercice, l’enquête pourra déterminer les comportements à l’origine de la détérioration du climat de travail et la personne qui l’a effectuée pourra proposer au gestionnaire des mesures pour améliorer la situation.

Prévenir un collectif de travail dysfonctionnel

Les gestionnaires et professionnels en gestion des ressources humaines ont un rôle clé à jouer pour créer un collectif de travail performant et sain. Leurs interventions, concertées et planifiées, seront de nature à :

• Suivre l’évolution du collectif de travail par des sondages internes, des entretiens individuels ou des observations terrain ;
• Favoriser le dialogue en mettant en place des espaces de parole, des occasions de discussion ;
• Exercer un leadership bienveillant, contribuer au règlement des conflits, communiquer et gérer les changements avec proactivité ;
• Revoir les pratiques organisationnelles en clarifiant les rôles, en ajustant les charges de travail, en renforçant la reconnaissance ;
• Suivre des indicateurs tels que le taux d’absentéisme, les mesures de satisfaction au travail, les indicateurs de performance collective.

Conclusion

Un collectif de travail problématique n’est pas une fatalité. Avec une approche humaine, stratégique et proactive, il est possible de transformer les tensions en opportunités de croissance personnelle et collective. Toutefois, toutes les parties prenantes devront contribuer à créer un environnement où chacun peut s’épanouir, collaborer et contribuer pleinement à la mission.

Si un aspect de cette chronique a attiré votre attention et suscite votre intérêt, n’hésitez pas à joindre l’auteur : jfdumas@ressources.coop.